Vanaf 1 januari 2022 is er een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van kosten in verband met het thuiswerken. Hoe zit dat ook alweer?
1. Welke nieuwe regels gelden er voor de gerichte vrijstelling?
Per 1 januari 2022 gelden nieuwe regels voor de gerichte vrijstelling van de thuiswerkvergoeding. Per thuiswerkdag mag je werknemers maximaal €2 belastingvrij vergoeden – wat dus geen beslag legt op de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De thuiswerkvergoeding wordt per 2023 verhoogd naar €2,13.
2. Moet je als werkgever een thuiswerkvergoeding betalen?
Nee, de gerichte fiscale vrijstelling is een mogelijkheid waar werkgevers gebruik van kunnen maken, maar werknemers hebben geen recht op een vergoeding voor thuiswerken, ook niet als dat gebeurt in verband met bijvoorbeeld coronamaatregelen.
3. Kun je op een werkdag reiskosten- en thuiswerkvergoeding naast elkaar betalen?
Niet onbelast. Als een werknemer een dagdeel thuiswerkt, kun je voor deze dag niet zowel een reiskosten- als een reiskostenvergoeding onbelast vergoeden. Voor die dag zul je dus moeten kiezen voor één van de twee vrijstellingen. Zakelijke ritten, zoals een klantbezoek, staan hier los van. Die worden meestal op declaratiebasis vergoed.
4. Mag je een vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding geven?
Ja. Voor beide geldt een soortgelijke administratieve regeling. Voor de gerichte vrijstelling moet worden voldaan aan de zogeheten 128-dagenregeling. Die houdt in dat de werknemer in het kalenderjaar minstens 128 dagen reist en/of thuiswerkt. Is dat het geval, dan mag je voor de berekening van de vaste vergoedingen uitgaan van de vooronderstelling dat er 214 dagen in een kalenderjaar thuis wordt gewerkt en/of gereisd.
5. Wat is daarin veranderd ten opzichte van 2021?
De thuiswerk- en reiskostenvergoeding worden vanaf 2022 allebei pro rata berekend op basis van het aantal reisdagen en thuiswerkdagen. In 2021 gold er nog een coulanceregling en mocht de reiskostenvergoeding nog worden berekend op basis van werkdagen. De werkgever moet de verhouding tussen thuiswerken en op de werkplek werken administratief vastleggen.
6. De werknemer werkt meer dagen op kantoor dan afgesproken. Welke gevolgen heeft dit?
Incidentele afwijkingen hebben geen gevolgen. Zijn de gevolgen structureel, dan moet je de vergoedingen aanpassen.
7. Wat als werknemers niet op vaste dagen thuis of op kantoor werken?
Dan kun je de thuiswerkvergoeding en de onbelaste vaste reiskostenvergoeding op declaratiebasis regelen waarin de werknemer per maand aangeeft op welke dagen hij heeft gereisd en op welke dagen hij thuis heeft gewerkt.
8. Thuiswerken wordt duurder door hogere gasprijzen. Mag je meer vergoeden dan 2 euro per dag?
De fiscaal vriendelijke thuiswerkvergoeding bedraagt maximaal 2 euro per dag. Je mag als werkgever een hogere vergoeding betalen, maar dat kan alleen fiscaal vriendelijk via de werkkostenregeling. Voor de meeste bedrijven geldt echter dat de werkkostenregeling vaak al helemaal gebruikt wordt voor andere dingen, zoals de vergoeding van sportabonnementen, de kosten van een personeelsfeest en de kerstpakketten. Als het werkkostenregelingbudget op is, moet de werknemer over het deel van de vergoeding dat hoger is dan 2 euro per dag, belasting en sociale premies betalen. Dat is dus minder aantrekkelijk.
Meer informatie of advies?
Wil je meer informatie of advies over de gerichte vrijstelling thuiswerkvergoeding? Neem dan contact op met Samir Limam, telefoonnummer 088-0124747 of stuur Samir een e-mail.
