Personeelsdossier
Wat staat er in een personeelsdossier?
Wettelijk verplicht
Het is belangrijk om als werkgever een personeelsdossier van je medewerkers te hebben. Je bent als ondernemer wettelijk verplicht om een personeelsadministratie te voeren. Twee aspecten zijn daarbij belangrijk; het veilig bewaren van administratieve en fiscale gegevens en overige gegevens die vastleggen hoe de medewerker functioneert.
Wat staat er in?
In een personeelsdossier dienen alle actuele gegevens van je medewerkers te staan op basis waarvan je als werkgever beslissingen over een medewerker kan onderbouwen. Zo staan er in het dossier de persoonlijke gegevens van medewerkers, de arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden, informatie over het functioneren en de ontwikkeling van medewerkers. Daarnaast is het van belang om informatie over verzuimfrequentie en overige bijzonderheden vast te leggen. In een personeelsdossier houd je dus onder andere bij hoe je medewerkers functioneren en welke verbeterpunten en afspraken er zijn gemaakt. Je hebt dit nodig als je de ontwikkeling van je werknemers wil sturen, maar ook als je een medewerker wil ontslaan. In een personeelsdossier bundel je de belangrijke gegevens over je medewerker in één (digitale) map. Vragen vanuit het bedrijf en van externe instanties over bepaalde personeelsgegevens kun je daardoor makkelijk beantwoorden. Wil het UWV of de advocaat van de medewerker bijvoorbeeld bij ontslag weten welke actie je hebt ondernomen om het gedrag van je medewerker aan te pakken, dan pak je gewoon het personeelsdossier erbij. Maar ook als een medewerker al uit dienst is, kunnen externe instanties nog om bepaalde gegevens vragen. Het is dus ontzettend belangrijk om een personeelsdossier up-to-date te houden.
Hoe begin je?
Neem je een nieuwe werknemer in dienst, maak dan direct een dossier aan, waar je vervolgens alle gegevens in bewaart. Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd. Ook medische informatie is ten strengste verboden om op te nemen in een personeelsdossier. Dit is alleen anders op het moment een medewerker uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de verwerking van voornoemde persoonsgegevens voor een of meer welbepaalde doeleinden.
- Persoonlijke gegevens
- Contracten & arbeidsvoorwaarden
- Functioneren & ontwikkeling
- Diversen & bijzonderheden
Het meest praktisch is om voor iedere medewerker eenzelfde soort digitaal dossier/map en dezelfde indeling te gebruiken. Maak daarbij verschillende segmenten aan door middel van submappen. Dat is overzichtelijk en maakt het werken met personeelsdossiers gemakkelijk. Een papieren dossier is fijn om achter de hand te hebben en bewaar dit op een plek waar niemand bij kan. Een personeelsdossier mag namelijk alleen toegankelijk zijn voor personen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen.
- Naw gegevens
- Kopie van een geldig identiteitsbewijs: Zowel de voor- als achterkant kopiëren. Een kopie van het rijbewijs is niet geldig. Zie ook de site van de Arbeidsinspectie met meer informatie over de identificatie van nieuwe medewerkers.
- Burgerservicenummer (BSN)
- Sollicitatiebrief en het CV van de medewerker
- Opgaaf gegevens voor de loonheffing
- Kopieën van diploma’s
- Getuigschriften
- Verklaring van goed gedrag (indien van toepassing)
- Eventueel werkvergunning en/of verblijfsvergunning
- Arbeidsovereenkomst
- Getekend voor personeelshandboek
- Eventuele wijzigingen arbeidsovereenkomst
- Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)
- Onkostenvergoedingen (indien van toepassing)
- Overzicht verlof
- Bonus- en of targetregelingen (indien van toepassing)
- Documentatie over verstrekte eigendommen bedrijf en een getekende gebruikersovereenkomst
- Eventueel zwangerschaps-, (betaald) ouderschaps- of zorgverlof en bijzonder verlof (indien van toepassing)
- Functieprofiel
- Salarisindeling
- Verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken
- Afspraken over loopbaan: actieplan, (persoonlijk) ontwikkelingsplan (POP) en targets
- Gevolgde cursussen en opleidingen
- Overzicht van loopbaan: toegekende promoties, et cetera
- Aantekeningen van leidinggevende
- Correspondentie met de medewerker/over de medewerker.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) geven de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers. Werkgevers:
- zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier
mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is en de gegevens moeten ter zake doen
moeten de medewerkers informeren, onder andere over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond
moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen
mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is
moeten medewerkers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel en eventueel te rectificeren te beperken of te verwijderen
moeten werknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang
moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen
Dat hangt af van het soort gegevens. Als werkgever ben je wettelijk verplicht sommige gegevens uit het personeelsdossier van je medewerkers een bepaalde tijd te bewaren. Voor andere gegevens is er geen wettelijke bewaartermijn.
Wettelijke bewaartermijnen
- Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn dienen door de werkgever zeven jaar te worden bewaard nadat een medewerker uit dienst is.
- Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet je als werkgever vijf jaar bewaren na het einde van het dienstverband.
Geen wettelijke bewaartermijnen
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee nadat het dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet je als werkgever de gegevens direct verwijderen.
Voorbeelden van dit soort gegevens zijn:
- verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
- arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin
- correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad - getuigschriften
- administratieve verzuimgegevens
Langer bewaren
Je kunt als werkgever gegevens van een (ex-)medewerker langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.
Neem contact op met onze adviseurs!