Een hoog ziekteverzuim is problematisch en kostbaar voor elke onderneming. Het is daarom zaak werk te maken van een goed verzuimbeleid. Verzuimgesprekken vormen hiervan een belangrijk onderdeel. Tijdstip, taakverdeling en inhoud van de verzuimgesprekken moeten vooraf duidelijk zijn. De werkgever kan hierin een coördinerende rol vervullen. Ook kan zijn kennis van de werknemers en de mate van verzuim binnen de organisatie van pas komen.
De inhoud van het verzuimgesprek hangt sterk af van de stand van zaken. Zo verloopt een gesprek op het moment van ziekmelding heel anders dan een gesprek dat tijdens het re-integratieproces plaatsvindt. De gespreksleider moet voordat hij in gesprek gaat een duidelijk doel voor ogen hebben. Daarnaast moet hij zich voldoende inleven in de werknemer en zijn motieven kunnen (h)erkennen. Het ligt voor de hand dat de zieke werknemer die structureel wordt begeleid, uiteindelijk harder werkt aan zijn terugkeer in het arbeidsproces dan de werknemer die zich in de kou gezet voelt.
- Een gedegen verzuimbeleid is van grote waarde voor een organisatie. Een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn de verzuimgesprekken, die plaatsvinden vanaf het moment van ziekmelding tot en met de terugkeer op de werkvloer.
- Het is voor de werkgever verstandig om momenten vast te leggen waarop verzuimgesprekken plaatsvinden. In principe is een verzuimgesprek bij elk geval van ziekte aan te raden, of het nu kort of lang duurt.
- Niet alleen het tijdstip van de verzuimgesprekken, maar ook de taakverdeling moet vooraf duidelijk zijn. Wie draagt de verantwoordelijkheid voor zieke werknemers tijdens de hele verzuimperiode?
Waarom verzuimgesprekken?
Een gedegen verzuimbeleid is van grote waarde voor een organisatie. Een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn de verzuimgesprekken, die plaatsvinden vanaf het moment van ziekmelding tot en met de terugkeer op de werkvloer.
Verzuimgesprekken
Werknemer en leidinggevende voeren verzuimgesprekken tijdens een periode van ziekte. Zeker bij dreigend langdurig verzuim zijn deze gesprekken een essentieel onderdeel van het re-integratiebeleid. De Wet verbetering poortwachter verplicht de werkgever om minimaal eens in de zes weken contact te hebben met de werknemer en de arbodienst. Zo kan hij de voortgang van het herstel en de re-integratie bijhouden.
Doel
Het doel van verzuimgesprekken is het bestrijden en voorkomen van ziekteverzuim.
Door het voeren van de gesprekken:
- wordt het herstel en daarmee snellere integratie bevorderd;
- blijft men op de hoogte van de situatie van de werknemer;
- kan de werkgever achterliggende problemen achterhalen en de oorzaak aanpakken;
- blijft de werknemer op de hoogte van de situatie binnen het bedrijf;
- is de drempel voor de werknemer lager om na ziekte terug te keren;
- worden te snelle en onterechte ziekmeldingen voorkomen;
- wordt toekomstig verzuim beperkt;
- wordt frequent verzuim aangepakt;
- worden verzuimkosten en extra lasten op collega’s beperkt.
Uit onderstaand voorbeeld blijkt dat werkgevers in de praktijk lang niet altijd het belang inzien van verzuimgesprekken. De HR-afdeling moet het nut hiervan dus goed onder de aandacht brengen.
Voorbeeld: werkgever vermijdt verzuimgesprek
Een werkgever krijgt van een van zijn teamleiders te horen dat een medewerker zich ziek heeft gemeld. De leidinggevende geeft aan het niet zo zorgelijk te vinden: het is vast een griepje. Maar als de medewerker drie keer kort na elkaar verzuimt en de perioden bovendien steeds langer worden, trekt de leidinggevende aan de bel. Hij geeft aan niet te weten hoe hij precies met de situatie moet omgaan. De werkgever vindt dat hij geen tijd heeft voor dit soort zaken. Hij adviseert de medewerker te verwijzen naar de huisarts. De werkgever ziet echter steeds meer meldingen van verzuim voorbijkomen en plant een verzuimgesprek.
Hieruit blijkt dat de oorzaak van het verzuim wel degelijk op de werkvloer ligt: de werknemer heeft last van subtiele pesterijen van twee collega’s. Door dit aan te kaarten bij zijn leidinggevende is het probleem voor zijn gevoel voor het eerst bespreekbaar geworden. Ze besluiten samen een actieplan op te stellen, om dit probleem ook te bespreken met de pesters en zo weer een werkbare situatie te creëren.
Wanneer verzuimgesprekken?
Het is voor de werkgever verstandig om momenten vast te leggen waarop verzuimgesprekken plaatsvinden. In principe is een verzuimgesprek bij elk geval van ziekte aan te raden, of die nu kort of lang duurt.
Drie momenten
Gedurende ziekte en herstel zijn er drie momenten waarop een gesprek gewenst is:
- op moment van ziekmelding;
- gedurende het herstelproces (in geval van langdurig verzuim);
- bij terugkeer op het werk.
Ziekmelding
Bij goed verzuimbeleid vindt het eerste gesprek al plaats bij de telefonische ziekmelding. Meestal kan de leidinggevende al inschatten dat de afwezigheid maar een paar dagen gaat duren, bijvoorbeeld omdat iemand is geveld door de griep. In dat geval kan hij het gesprek vrij snel afwikkelen. Bij terugkomst na kort verzuim voldoet eveneens een kort gesprek. Even naar de gezondheid van de werknemer informeren en hem op de hoogte stellen van eventuele ontwikkelingen op de werkvloer is dan genoeg.
Frequent-verzuimgesprekken
De verzuimgesprekken krijgen een serieuzer karakter als een werknemer een afwijkend ziekmeldingspatroon heeft. Zo’n situatie mag de leidinggevende niet negeren, omdat dit uiteindelijk tot langdurig ziekteverzuim kan leiden. Tijdens ‘frequent-verzuimgesprekken’ kan hij achterhalen wat de mogelijke oorzaken zijn en onnodig langdurig verzuim voorkomen. Bij serieus lichamelijk falen is ziekteverzuim uiteraard niet te voorkomen, maar wel kan het verzuimgesprek een platform bieden om elkaar te informeren en de situatie bespreekbaar te houden.
Herstelproces
Verzuimgesprekken worden belangrijker naarmate de werknemer vaker en langer ziek is. Naast een eerste gesprek bij de ziekmelding en een uitgebreider terugkeergesprek, moeten tijdens de afwezigheid ook een aantal gesprekken plaatsvinden. In deze gesprekken bespreken leidinggevende en werknemer hoe ze terugkeer op de werkvloer kunnen bevorderen. Hoewel dit natuurlijk afhangt van de aard van de ziekte, kunnen zulke gesprekken behoorlijk complex zijn.
Terugkeer
Het laatste verzuimgesprek vindt plaats als de werknemer van zijn ziekte is hersteld en terugkeert op zijn werkplek. De werkgever kan tijdens dit gesprek nagaan of de werknemer nog bijzondere begeleiding of hulpmiddelen nodig heeft en of hij direct weer volledig kan meedraaien.
Meer informatie of advies?
Wil je meer informatie of advies over het verzuimgesprek? Neem dan contact op met Said Mohammadi, casemanager en directeur P&P Arbo, telefoonnummer 088-0124748 of stuur Said een e-mail.
